فرصة للتعرف على المشتري وفرصة لبناء علاقات مفيدة مع الجهات المانحة.
منصة حيث الشركات ليست على استعداد للتحدث أمام منافسيها.
هذه كلها خصائص اجتماع ما قبل المناقصة الذي يعقد الآن في مكان ما بين الجهة المانحة، على أمل العثور على أفضل المرشحين لإنجاز المهمة والعديد من المقاولين الذين يعتزمون القيام بذلك.
في بعض الأحيان، تُعقد اجتماعات ما قبل المناقصة كجزء من إجراءات المناقصة.
هدفهم الأساسي هو الإجابة على أي أسئلة قد تكون لدى مقدمي العروض حول أوراق تقديم العروض، أو نطاق العمل، أو غيرها من المعلومات ذات الصلة التي يمكن أن توضح أي ارتباك.
يغطي هذا الدليل ما يستلزمه اجتماع ما قبل المناقصة. تُعرف هذه الاجتماعات أيضًا باسم المؤتمرات، ويتم التخطيط لها أثناء إنشاء مرحلة وثائق التماس العطاءات ويتم تضمين التاريخ والوقت والمكان في هذه الأوراق حتى يكون جميع مقدمي العروض المحتملين على دراية بالتفاصيل.
المناقشات رسمية وليس من الضروري عادةً حضور الاجتماع. يتم إرسال النتائج بشكل مكتوب إلى جميع مقدمي العروض المحتملين الذين حصلوا على وثائق الالتماس عن طريق طلبها أو تنزيلها من مصدر رسمي عبر الإنترنت.
يمكن لمقدمي العروض المحتملين طلب التوضيح حتى التاريخ والوقت المحددين في وثائق الالتماس.
القائمين على الاجتماعات والحاضرين
المانحون أو أصحاب المشاريع هم المسؤولون عن استضافة الاجتماعات السابقة للعطاء.
إنهم يبحثون عن المقاولين المثاليين لمنظمتهم، تمامًا كما يبحث المقاولون عن المشاريع المناسبة.
بالنسبة للمقاولين، يمثل هذا فرصة لتقييم المنافسة.
بالنسبة لبعض المشاريع، تكون اجتماعات ما قبل المناقصة مغلقة أمام الجمهور العام، مما يعني أن غير مقدمي العروض أو الشركات التي لم تتواصل مع المشتري مسبقًا، لا يمكنها الحضور.
اجتماعات ما قبل المناقصة: أين ومتى؟
وبما أن الاجتماعات تُعقد عادة بعد أسبوع على الأقل من الإعلان الأول عن الدعوة لتقديم العطاءات، فإن هذا التوقيت يسمح لمقدمي العروض بإعداد جميع الأسئلة الضرورية.
إحدى النصائح المهمة لمقدمي العروض هي إجراء فحص شامل لأوراق تقديم العروض والاستعداد للدخول في محادثة مع المالك عندما تسنح الفرصة.
في معظم الأحيان، تتخذ هذه الاجتماعات شكل حدث منظم ومنظم جيدًا وليس مجرد تجمع لمقدمي العطاءات المحتملين المتعددين.
💡 عادةً ما يكون حضور هذه الاجتماعات اختياريًا، ولكن إذا كنت ترغب في التفوق على منافسيك، فتأكد من الحضور والانتباه .
قد يفكر مقدم العرض في ترك انطباع أول جيد عن طريق طرح أسئلة معينة على صاحب المشروع.
ومع ذلك، فإن القيام بذلك لن يكون أبدًا ضمانًا لاكتساب ميزة على المنافسة.
لقد أدت عمليات الإغلاق الأخيرة وإجراءات مكافحة فيروس كورونا (COVID-19) إلى تغيير المالكين لسلوكهم واعتماد المشهد الافتراضي للاجتماعات.
يمكن لمقدمي العروض حضور اجتماعات ما قبل المناقصة الافتراضية بنفس طريقة حضور الأحداث غير المتصلة بالإنترنت وسيتلقون نفس المعلومات.
يتلقى كل مقدم عرض دعوة تتضمن تفاصيل التاريخ والوقت بالإضافة إلى البرنامج الذي سيتم استخدامه في الاجتماع عبر الإنترنت.
مميزات اجتماعات ما قبل المناقصة
إذا تلقيت دعوة لحضور مثل هذا الاجتماع، فابذل قصارى جهدك للحضور لأن هذا يوضح مدى جدية نواياك فيما يتعلق بالمناقصة.
بالإضافة إلى ذلك، ستتمكن أيضًا من ملاحظة منافسيك وهو أمر مفيد لأنك تعرف من الذي ستواجهه.
ستتاح لك أيضًا فرصة التعرف على فريق الشراء مما يسهل بناء علاقات مفيدة.
ما الذي يجب أن تتوقعه في اجتماعات ما قبل المناقصة؟
💡 يجب أن يأتي مقدمو العروض بشكل مختصر.
فيما يلي بعض النصائح للمبتدئين وكذلك لمقدمي العروض ذوي الخبرة:
في معظم الأحيان، لا يكون الأشخاص على استعداد للتحدث أمام منافسيهم حتى لا يفصحوا عن أي معلومات قد تؤثر على الشركة والعطاء.
اطرح الأسئلة المتعلقة بتوضيح عملية المناقصة وتأكد من تقديم نفسك.
حاول ألا تكون أول من يتحدث إذا كانت لديك أسئلة معينة أو كنت بحاجة إلى مزيد من التوضيح حول موضوع قد يمثل تحديًا. قد تتم معالجة بعض هذه المجالات من خلال أسئلة من مقدمي العروض الآخرين.
تسمح اجتماعات ما قبل المناقصة لمقدمي العروض بزيادة فرص الفوز بالمناقصة بشكل كبير أو على الأقل الحصول على معلومات قيمة بخصوصها. لذلك، بعد تلقي الدعوة، يجب على الشركة التأكد من حضور ممثل للاجتماع.
اجتماعات ما قبل المناقصة: أين ومتى؟
وبما أن الاجتماعات تُعقد عادة بعد أسبوع على الأقل من الإعلان الأول عن الدعوة لتقديم العطاءات، فإن هذا التوقيت يسمح لمقدمي العروض بإعداد جميع الأسئلة الضرورية.
إحدى النصائح المهمة لمقدمي العروض هي إجراء فحص شامل لأوراق تقديم العروض والاستعداد للدخول في محادثة مع المالك عندما تسنح الفرصة.
في معظم الأحيان، تتخذ هذه الاجتماعات شكل حدث منظم ومنظم جيدًا وليس مجرد تجمع لمقدمي العطاءات المحتملين المتعددين.
💡 عادةً ما يكون حضور هذه الاجتماعات اختياريًا، ولكن إذا كنت ترغب في التفوق على منافسيك، فتأكد من الحضور والانتباه .
قد يفكر مقدم العرض في ترك انطباع أول جيد عن طريق طرح أسئلة معينة على صاحب المشروع. ومع ذلك، فإن القيام بذلك لن يكون أبدًا ضمانًا لاكتساب ميزة على المنافسة.
لقد أدت عمليات الإغلاق الأخيرة وإجراءات مكافحة فيروس كورونا (COVID-19) إلى تغيير المالكين لسلوكهم واعتماد المشهد الافتراضي للاجتماعات.
يمكن لمقدمي العروض حضور اجتماعات ما قبل المناقصة الافتراضية بنفس طريقة حضور الأحداث غير المتصلة بالإنترنت وسيتلقون نفس المعلومات.
يتلقى كل مقدم عرض دعوة تتضمن تفاصيل التاريخ والوقت بالإضافة إلى البرنامج الذي سيتم استخدامه في الاجتماع عبر الإنترنت.
مميزات اجتماعات ما قبل المناقصة
إذا تلقيت دعوة لحضور مثل هذا الاجتماع، فابذل قصارى جهدك للحضور لأن هذا يوضح مدى جدية نواياك فيما يتعلق بالمناقصة.
بالإضافة إلى ذلك، ستتمكن أيضًا من ملاحظة منافسيك وهو أمر مفيد لأنك تعرف من الذي ستواجهه.
ستتاح لك أيضًا فرصة التعرف على فريق الشراء مما يسهل بناء علاقات مفيدة.
ما الذي يجب أن تتوقعه في اجتماعات ما قبل المناقصة؟
💡 يجب أن يأتي مقدمو العروض بشكل مختصر.
فيما يلي بعض النصائح للمبتدئين وكذلك لمقدمي العروض ذوي الخبرة:
- في معظم الأحيان، لا يكون الأشخاص على استعداد للتحدث أمام منافسيهم حتى لا يفصحوا عن أي معلومات قد تؤثر على الشركة والعطاء.
- اطرح الأسئلة المتعلقة بتوضيح عملية المناقصة وتأكد من تقديم نفسك.
- حاول ألا تكون أول من يتحدث إذا كانت لديك أسئلة معينة أو كنت بحاجة إلى مزيد من التوضيح حول موضوع قد يمثل تحديًا. قد تتم معالجة بعض هذه المجالات من خلال أسئلة من مقدمي العروض الآخرين.
تسمح اجتماعات ما قبل المناقصة لمقدمي العروض بزيادة فرص الفوز بالمناقصة بشكل كبير أو على الأقل الحصول على معلومات قيمة بخصوصها.
لذلك، بعد تلقي الدعوة، يجب على الشركة التأكد من حضور ممثل للاجتماع.
