المناقصة هي طلب رسمي لتقديم العطاءات على المشروع.
يشير عادةً إلى الإجراء الذي تطلب فيه الكيانات التي تنوي التعاقد مع مورد للسلع أو الخدمات عطاءات من أصحاب المصلحة المهتمين وتتوقع منهم تقديم مقترحات خلال إطار زمني محدد.
تخضع إجراءات تقديم العطاءات للتشريعات أو اللوائح الداخلية من أجل ضمان المنافسة العادلة والفعالة بين مقدمي العروض.
وفي الواقع، فإن الشركات التي تنفق قدرًا كبيرًا من الموارد المالية والبشرية لوضع طلب مناقصة يحتمل أن يكون فائزًا تتوقع أن تكون عملية المناقصة عادلة وفعالة.
وأي نوع من التمييز يمكن أن يعرض مصداقية المشتريات للخطر وقد تؤدي الشكوك حول التحيز إلى اتخاذ المشاركين لإجراءات قانونية.
وهذا بدوره قد يؤدي إلى تأخيرات ونفقات إضافية لم يكن مخططًا لها.
يجب أن تكون عملية المناقصة الجيدة:
- كن منفتحًا ويجب أن يتمتع جميع مقدمي العروض بفرصة متساوية لتأمين المشروع
- كن متماسكًا ومنظمًا، واصفًا كل متطلبات إجراءات المناقصة
- الخطوط العريضة للميزانية والموعد النهائي
- أن تكون متوافقة مع لوائح الشركات والمبادئ الأخلاقية
- أن تكون مبسطة لقطع الروتين
- توليد ردود الفعل في الوقت المناسب لجميع المستجيبين
كيفية ضمان معاملة عادلة ومنصفة
يجب على الجهات التي تصدر العطاءات أن تكون على دراية بالطريقة التي قد ينظر بها المشاركون إلى أنشطتهم. ومن أجل ضمان الحياد والعدالة، من المهم ما يلي:
- التعرف على تضارب المصالح والتعامل معه بفعالية، سواء كان حقيقيًا أو متصورًا
- ضمان استفادة جميع المشاركين من نفس الوصول إلى المعلومات. ومع ذلك، لا يشير هذا إلى معلومات حساسة تجاريًا تتعلق بالمشاركين الآخرين
- تقديم معلومات أو توضيحات إضافية (حيثما أمكن ذلك) للمشاركين في المناقصة
- تأكد من حصول جميع المشاركين على إشعار تمديد مسبقًا إذا تم اتخاذ قرار بتمديد الموعد النهائي
الأشياء التي يجب تجنبها أثناء عملية المناقصة
عند تنظيم مناقصة، من المهم تجنب:
- ملء الموجز بمعلومات غير ضرورية أو غير متناسقة
- المبالغة في التفاصيل حول الطريقة التي تريدها لتحقيق الهدف
- وضع ميزانيات ومواعيد نهائية غير عقلانية
- تقديم طلبات غير معقولة من الشركاء المحتملين
- منح شريك محتمل ميزة تنافسية أو معلومات إضافية أثناء عملية تقديم العطاءات
- إرسال عدد كبير جدًا من الدعوات لتقديم العطاءات
نصائح لعملية تقديم العطاءات العادلة والناجحة
1️⃣ الاستعداد لمنح عملية تقديم العطاءات بعض الوقت
قد يكون لديك فريق مشتريات متخصص أو شخص واحد يتولى المهمة، ولكن الاستعداد لتخصيص الوقت والطاقة العقلية لتقديم العطاءات أمر بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في الحصول على أفضل فرصة لاختيار الشريك المثالي.
2️⃣ كن متسقًا ومستعدًا دائمًا لتقديم الملاحظات
كن منفتحًا على الشركاء المحتملين ومتحمسًا للرد على أسئلتهم، ومساعدتهم على تقديم طلب واضح.
3️⃣ قم بإجراء منافسة عادلة
كن حذرًا في التعامل مع جميع المرشحين على قدم المساواة وبصراحة. لاحظ أن العملية المطولة أو البيروقراطية المفرطة قد تستبعد مقدمي الخدمات الصغار أو المشاركين الجدد في العملية.
4️⃣ إنشاء نظام تسجيل يتوافق مع أولوياتك
يجب أن يتطابق نظام التسجيل لتقييم التقديمات مع أهدافك، لذلك سيكون من الأسهل تحديد الشركاء الذين يمكنهم مطابقة القيم والمعايير التي حددتها.
5️⃣ إجراء العناية الواجبة
فكر في عمليات التحقق التي يمكنك إجراؤها للتأكد من أن الشريك سيكون قادرًا على إكمال المهمة.
اطلب عينات من أعمالهم السابقة، واطلب مقابلة العملاء السابقين أو الحاليين والاستفسار عن المعايير التي تكرس المنظمة لدعمها.
6️⃣ أطر زمنية واقعية
تحديد مواعيد نهائية معقولة لكل مرحلة من مراحل عملية تقديم العطاءات واحترامها.
7️⃣ كن حازمًا وقدم ملاحظاتك
أبلغ الشركاء المحتملين بالجوانب الإيجابية لتقديمهم والتغييرات التي ينبغي عليهم إجراؤها للمضي قدمًا.
إن نشر المناقصة مجاني، وبمجرد الموافقة عليها ستتم إضافتها إلى صفحة المناقصات لدينا حيث يمكن لآلاف المنظمات الوصول إليها.
كلمة أخيرة
تمثل المناقصة طريقة فعالة للعثور على المورد المثالي. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أن الالتزام والموارد المخصصة لذلك يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار من قبل طرفي الطاولة.
تذكر تقديم إجراء واضح ومنصف والتأكد من وجود ما يكفي من الوقت والموارد لدعمه.
أخيرًا وليس آخرًا، تأكد من توجيه جميع مقدمي العروض المحتملين خلال العملية.
