ما هي المستندات التي تحتاجها لتقديم طلب للحصول على مناقصة؟

قد يكون جمع مستندات المناقصة أمرًا معقدًا ويستغرق وقتًا طويلاً حتى بالنسبة للفرق التي تتمتع بسنوات من الخبرة في إعداد المناقصات. 

هذه العملية، التي تبدو بسيطة ورتيبة، تتطلب التنظيم والالتزام. 

فيما يلي تفاصيل المستندات التي يجب عليك إعدادها عند التفكير في التقدم بطلب للحصول على مناقصة وشرح لكيفية قيام تطبيق Tenderwell بمساعدتك في ذلك.

لاحظ أنه في بعض الأحيان، قبل تقديم العطاء، قد يُطلب منك تقديم طلب للحصول على مستندات العطاء أولاً. 

تأكد من التحقق من جميع شروط مقدم العطاء قبل البدء في عملية تجميع الأوراق .

يمكن تقسيم الأوراق التي قد يطلبها المقاول من المشاركين في المناقصة إلى عدة فئات.

معلومات ادارية

فيما يلي قائمة بالمستندات التي قد يطلبها المقاول (ضع في اعتبارك أن كل مشتري قد يطلب أوراقًا إضافية لذا من المهم أن تكون على دراية بجميع التفاصيل وأي معلومات يطلبها المقاول):

1️⃣ خطاب تعريف يجب أن يكون موقعًا ومؤرخًا من الممثل المعتمد لمنظمة مقدم العطاء، موضحًا فيه مرجع الدعوة لتقديم العطاء.

2️⃣ الاسم الكامل ومعلومات الاتصال.

3️⃣ تفاصيل الولاية/البلد/المنطقة التي يقع فيها المقر الرئيسي لمقدم العطاء أو مكتبه المسجل أو مكان إقامته، وتقديم المستندات الداعمة المناسبة بما يتماشى مع القانون الوطني كدليل على الأهلية.

إذا كان مقدم العطاء شخصًا طبيعيًا، فيجب عليه تقديم نسخة من بطاقة هويته/جواز السفر أو رخصة القيادة، بالإضافة إلى تأكيد أنهم أعضاء يعملون لحسابهم الخاص في خطة الضمان الاجتماعي.

4️⃣ الهيكل التنظيمي الذي يمكن تقديمه إما على شكل رسم بياني أو مخطط انسيابي.

5️⃣ رقم ضريبة القيمة المضافة أو إثبات الإعفاء.

6️⃣ إعلان الامتثال، مكتمل ومؤرخ وموقع حسب الأصول من قبل الممثل المعتمد لمنظمة مقدم العطاء.

مثال: افترض أنك تقدم خدمات مكافحة الآفات. في هذه الحالة، سيُطلب منك في كثير من الأحيان إثبات أن لديك ترخيصًا قانونيًا لمكافحة الآفات لشركتك.

 بالإضافة إلى ذلك، ستحتاج إلى إثبات أن جميع المتخصصين في شركتك لديهم شهادة فني الآفات المطلوبة وإلا فلن يُسمح لك بالمشاركة في عملية المناقصة.

الوثائق الفنية

قد تتضمن قائمة المستندات المطلوبة ما يلي:

• قائمة بأهم الخدمات المقدمة في السنوات السابقة المتعلقة بالخدمات المحددة التي يطلبها العطاء متضمنة التواريخ والمستفيدين ونوع الخدمات المقدمة.
• تفاصيل العاملين في المشروع بما في ذلك المنسق وعدد الأشخاص المسؤولين عن التنظيم الإداري والتنظيم وتكليف العمل.
• السير الذاتية لجميع أعضاء الفريق المخصصين للمشروع والمسؤولين عن تقديم الخدمة.
• وثيقة من المنسق تثبت قدرة الفريق على إنجاز المشروع.
• المراجع المهنية من العملاء السابقين أو الاستشاريين.

في حالة تقديم عطاءات الاتحادات ، سيكون من الضروري تقديم تعريف واضح لمنسق العمل الذي سيكون أيضًا مسؤولاً عن توقيع العقد، بالإضافة إلى تأكيد من كل عضو في الاتحاد بأنه سيكون على استعداد للمشاركة في إنجاز العمل معروض في العقد مع تحديد دور كل منهم بشكل واضح.

حزمة الوثائق المالية

تتضمن قائمة المستندات في هذه الفئة التأمين والمستندات التي تثبت إمكانية الوفاء بالالتزامات المالية.

في حين أن بعض المناقصات لا تتطلب مستندات مالية، إلا أنها ستظل تطلب تقييمًا ماليًا (يتم إجراؤه عادةً بواسطة طرف ثالث مؤهل) على الكفاءة المالية لشركتك للوفاء بالالتزام المحدد في العقد. 

ولذلك فإن الحصول على بيانات مالية محدثة أمر بالغ الأهمية.

قد يتعين على المشارك في العطاء أيضًا تقديم:

• بيانات عن حجم التداول المالي للشركة لآخر 3 سنوات.
• كافة التفاصيل المتعلقة بالسعر المعروض بالشكل الذي يحدده المقاول.
• نموذج التعريف المالي (FIF) الذي يجب إكماله وتوقيعه وختمه حسب الأصول من قبل البنك

ما هو الفيفا؟

هذا هو النموذج الذي يحدد:

• التفاصيل المصرفية للمشارك في المناقصة، بما في ذلك اسم البنك (أو اسم فرع البنك)، ورقم الحساب المصرفي الدولي/IBAN، والعملة، ورمز BIC/SWIFT، واسم البنك والعنوان.
• تفاصيل صاحب الحساب، بما في ذلك اسم الحساب وعنوان صاحب الحساب والرمز البريدي ورقم ضريبة القيمة المضافة أو رقم التسجيل (رمز الضمان المالي / الاجتماعي) وتفاصيل الاتصال.

وثائق الاستدامة

عند النظر في توريد السلع والخدمات للشركات، فمن المستحسن أن يكون لديك:

• سياسات السلامة والصحة والبيئة بالإضافة إلى خطط الإدارة
• سياسة إدارة الجودة
• المعلومات المتوفرة حول كيفية مساعدة شركتك للشركات المحلية.

يعد هذا أحد أصعب العقبات التي تواجهها بعض الشركات الصغيرة الجديدة في مجال تقديم العطاءات.

يجوز للمقاول أن يطلب إرسال المستندات اللازمة من ثلاث نسخ (الأصل ونسختين، أو ثلاث نسخ دون تضمين الأصل).

أما بالنسبة لتقديم العطاء، فقد يُطلب منك اتباع ترتيب المستندات كما هو محدد في قائمة المراجعة، وعند الضرورة، طباعة الأوراق بتنسيق مزدوج الجوانب.

تطبيق Tenderwell للحصول على أفضل عملية تقديم العطاءات

يتطلب إجراء المناقصة بأكمله تخزين بياناتك وتتبعها وإدارتها بشكل أكثر كفاءة لتحديث وتسريع عملية الاستحواذ الخاصة بك. 

يتيح لك تطبيق Tenderwell ، الذي تم إنشاؤه وإدارته بواسطة مزود معلومات الأعمال الرائد في قطاع التطوير – DevelopmentAid – القيام بكل ذلك وأكثر. 

إنه يحسن الطريقة التي تتعامل بها مع العملاء المتوقعين أو التطبيقات أو المقترحات. 

علاوة على ذلك، فهو يعمل على تحسين وتسهيل التواصل مع المرشحين والشركاء وبالتالي ضمان تعاون ديناميكي ومثمر.

لاحظ أيضًا أن تطبيق Tenderwell تم تطويره مع مراعاة تشريعات الخصوصية ويتوافق مع القانون العام لحماية البيانات (GDPR) والمعايير الدولية الأخرى لحماية البيانات. 

ببضع نقرات فقط، يمكنك تخزين جميع بياناتك ومراقبتها وإدارتها.