سيتعين على معظم الشركات تقديم مناقصات للحصول على عقد معين في مرحلة ما – سواء كان ذلك لتطوير علاقة جديدة أو لمواصلة العمل مع مورد معين.
المناقصة هي الطريقة الأكثر شعبية للحصول على العمل في كل من القطاعين العام والتجاري.
قبل كل شيء، فإنه ينطوي على التنافس حيث يكون الفائز هو مقدم العطاء الأكثر فائدة اقتصاديًا والذي تم اختياره للتعامل مع المشتري في العقد من خلال عملية المناقصة. ولهذا السبب يريد الجميع البقاء في صدارة المنافسة. في الواقع، هناك بعض النصائح التي يشاركها الخبراء والتي يمكن أن تلقي بعض الضوء على كيفية كتابة العطاءات الفائزة.
1️⃣ اختر العرض بعناية
لا تقدم إلا للمناقصات التي لديك فرص أكبر للفوز بها. تستغرق المناقصة قدرًا معينًا من الوقت، ويجب قضاء هذا الوقت في البحث عن “الأفضل”. قد تفكر في تقديم عطاءات على عقد ذي منافسة محدودة.
2️⃣ قراءة وثائق العطاء (أكثر من مرة)
يجب عليك قراءة الحزمة الكاملة للمستندات المتعلقة بالمناقصة قبل البدء في كتابة العرض. تحتوي المستندات على المواصفات الدقيقة ونطاق العقد وإجراءات المناقصة التي يجب عليك اتباعها. سيتم تحديد كيفية تنظيم عرضك من خلال إجراءات المناقصة.
ومن الأهمية بمكان أن تقرأ مواد العطاء بعناية. علاوة على ذلك، من المهم الاطلاع عليها عدة مرات للتأكد من فهمك الكامل للمشروع المطروح.
3️⃣ قم بتكوين فريق متخصص
المناقصة ليست مهمة لشخص واحد. تشكيل فريق من الخبراء والمنسقين والمتصلين، والتفكير في جلب استشاريين من الخارج.
4️⃣ جمع المعلومات في وقت مبكر
حافظ على الاتصال بالمشتري واتبع إرشادات الاتصال المشار إليها. إذا كنت بحاجة إلى معلومات إضافية، اطرح الأسئلة. فكر في اختيار نهج استباقي لتقديم العطاءات من خلال ضمان التواصل المبكر مع المشتري ولكن لا تكن انتهازيًا أو غير رسمي للغاية. قبل تقديم عرضك، ستتاح لك الفرصة لطرح الأسئلة المتعلقة بمواد المناقصة. يعد هذا الجانب أمرًا بالغ الأهمية لجعل بعض التفاصيل في المستندات أكثر وضوحًا والتأكد من أن جميع المعلومات دقيقة ومُصاغة بشكل جيد.
5️⃣ جهز رد العطاء الخاص بك
يستغرق الأمر جهدًا ووقتًا وممارسة لكتابة رد على العطاء، ولكنه أمر أساسي لزيادة فرص الفوز بالمناقصة.
يعد استخدام موظفين متنوعين ذوي مهارات متنوعة ممارسة شائعة في المناقصات الناجحة. وبالتالي، عندما تقرر الرد على مناقصة، انتبه جيدًا لما هو مطلوب ثم تأكد من تسليم كل شيء بالتسلسل والتنسيق الصحيحين ويتضمن كل المحتوى المطلوب. سيؤدي هذا إلى تحسين فرصك في النجاح بشكل كبير.
- اجعل الأمر واضحًا وموجزًا دون أي هراء.
- التهجئة أمر بالغ الأهمية. تحقق جيدًا للتأكد من عدم وجود أخطاء وأن كل شيء يبدو احترافيًا.
- فكر في استخدام الصور التي يمكن أن توضح أفكارًا أكثر تعقيدًا.
- تجنب استخدام المصطلحات أو العامية.
- تأكد من التوقيع على جميع وثائق المناقصة الإلزامية (الشروط والأحكام، إعلان المصالح، وما إلى ذلك).
- اختيار المراجع المناسبة. تأكد من أنها ذات صلة بالمهمة التي تقوم بالمزايدة عليها.
6️⃣ تجربة بين عشية وضحاها
قبل تقديم العرض الخاص بك، قم بإجراء اختبار بين عشية وضحاها. توقف عن العمل على عرضك بعد أن تصل إلى النقطة التي تعتقد أنها قد انتهت، ثم راجعه مرة أخرى في اليوم التالي بنظرة جديدة. النقطة المهمة هي أنه عندما تتعب، فإنك تميل إلى استعجال الأمور، وبالتالي تزداد فرص ارتكاب الأخطاء بشكل كبير. بالإضافة إلى ذلك، يرى الناس في كثير من الأحيان ما يعتقدون أنه مكتوب وليس ما هو مكتوب بالفعل. ونتيجة لذلك، يصبح اكتشاف الأخطاء أمرًا صعبًا. تزداد القدرة على تحديد الأخطاء بعد استراحة شاملة بين عشية وضحاها.
من المهم الاستعداد مسبقًا والذي بدوره سيمنعك من التسرع في عرضك في اللحظة الأخيرة والأمل في الأفضل!
ومن المهم أيضًا أن يكون لديك مدقق لغوي مستقل كطبقة إضافية لضمان الجودة.
7️⃣ تقديم رد العطاء
بعد الانتهاء من كتابة رد العطاء الخاص بك وقام فريقك بمراجعته مرة أخرى، تأكد من إرساله قبل الموعد النهائي. إذا تأخر عرضك (ولو لبضع دقائق فقط)، فسيتم استبعاده تلقائيًا وسيذهب كل العمل الذي بذلته فيه سدى.
8️⃣ بعد تقديم العرض
لقد قمت بإرسال عرضك ويتم الآن تحليله. قد تطلب منك الجهة المتعاقدة إجراء مقابلة أو زيارة موقعية من أجل الحصول على فهم أفضل لكيفية تلبية معايير المشروع. باتباع هذا الإجراء، ستتلقى “إشعار قرار الجائزة” الذي سيتضمن إحدى النتيجتين.
النتيجة الأولى: لم تنجح.
قد يكون هناك مجموعة متنوعة من الأسباب لهذا. اطلب دائمًا استخلاص المعلومات من الجهة المتعاقدة لكي تفهم سبب فشلك وتتعلم من أخطائك في المستقبل. التعليقات البناءة ستجعل العرض التالي أكثر بساطة.
يمكنك التفكير في الطعن في قرار الترسية إذا كنت تعتقد أن شركتك قد تم التعامل معها بشكل غير عادل أثناء عملية المناقصة.
النتيجة الثانية: لقد حصلت على العقد.
وهذا إنجاز بارز. استعد لمزيد من الاجتماعات مع الجهة المتعاقدة أثناء استعدادك لبدء العمل في المشروع. حتى لو كانت مناقصتك ناجحة، يحق لك أن تطلب تعليقاتك على أدائك. لا أحد يحصل على درجات مثالية، ويمكنك دائمًا تعلم دروس جديدة للمستقبل.
كلمة أخيرة
يبدأ عرضك في اللحظة التي تتعامل فيها مع عميل محتمل، لذا قم بإحصاء كل بريد إلكتروني ومكالمات هاتفية، وطرح الأسئلة التي ستساعدك في عرضك.
لا يمكنك الفوز بكل عقد ومن المهم أن تفهم ذلك. ومع ذلك، فإن فحص العطاء والمنافسين لك، وكتابة تقديم لائق وتقديم أسعار معقولة يمكن أن يزيد من فرصك. حتى لو لم تنجح، فاطلب دائمًا التعليقات وحلل كيف كان من الممكن تحسين عرض الأسعار ثم اعمل على تحقيق هذه التحسينات.
