يُعرف العرض الرسمي لإكمال مهمة محددة بسعر ثابت محدد مسبقًا بالمناقصة .
غالبًا ما يتم تقديم العطاءات استجابةً لطلب تقديم عطاءات يُعرف باسم دعوة لتقديم العطاءات (ITT).
ستحتاج المنظمات إلى تقديم دليل على استيفائها لمتطلبات الأهلية المحددة المنصوص عليها في وثيقة المناقصة.
عادة، سيكون هناك أكثر من شركة ترغب في إكمال المهمة الموضحة في دعوة تقديم العطاءات وستكون المنافسة للفوز بالعقد صعبة. ولهذا السبب من المهم إنشاء وتقديم طلب مناقصة عالية الجودة.
في هذه المقالة، سنلقي نظرة على الخطوات اللازمة التي يجب اتخاذها لتجميع العرض الفائز.
شرح آلية تقديم المناقصات
تتمتع كل عملية تقديم مناقصة بميزاتها الخاصة بناءً على نطاق العقد والطريقة التي يرغب المشتري في تقييم مقدم العطاء بها. ستحتوي وثيقة المناقصة على جميع المعلومات المطلوبة لتقديمها بالإضافة إلى الموعد النهائي.
وثيقة المناقصة
تحتوي وثيقة المناقصة الصادرة عن سلطة الشراء على معلومات أكثر تفصيلاً حول متطلبات المشتري وتوقعاته مما هو ممكن في إشعار العقد. من المحتمل أن يتم تفصيل معايير الاختيار والترسية التي سيستخدمها المشتري عند تقييم تقديم العطاء الخاص بكل مقدم عطاء في وثيقة المناقصة.
إلى جانب ITT، سيقدم المشتري أيضًا الشروط والأحكام التعاقدية ويبحث عن المشاركين للإشارة إلى موافقتهم عليها في وقت التقديم. ومن المهم أن نفهم أن أدنى سعر ليس هو المعيار الوحيد الذي يتم تقييمه. الخبرة السابقة، وإثبات المهام المماثلة داخل المحفظة، وقسم السرد هي أيضًا من بين الأقسام التي سيتم فحصها من قبل المشترين.
لا يجوز التفاوض على العطاءات بعد تقديمها. سيُطلب من مقدم العطاء بموجب القانون إكمال العمل المحدد في وثيقة المناقصة وبالتكلفة المذكورة فيها.
كيفية تقديم مناقصة لعقد عام
إن عملية تقديم العطاءات العامة، وهي نفسها التي تم وصفها أعلاه ولكنها تتضمن أموالاً عامة، منظمة للغاية، وبالتالي فإن فهم الإجراءات المتضمنة أمر بالغ الأهمية لأولئك الذين يبحثون عن إمكانيات الشراء. هناك مراحل معينة يجب أن يتبعها أي عرض عام ناجح:
1️⃣ ابحث عن فرصة مناسبة
- حدد نطاق نشاطك والإمكانيات التي تهدف إلى تقديم العطاءات لها
- متابعة الأخبار في القطاع العام
- تعلم اللغة والمصطلحات المستخدمة في القطاع العام
- سجل للحصول على التنبيهات في أي وقت يتم فيه نشر العروض المناسبة
يمكن اكتشاف المناقصات العامة باستخدام مصادر مختلفة بما في ذلك بوابات المناقصات، وخدمات تنبيه المناقصات، وقواعد البيانات الرسمية، وبوابات المناقصات الحكومية.
2️⃣ التأكد من استيفاء شروط المناقصة
تتضمن الخطوة التالية فحصًا دقيقًا لمتطلبات العطاء والتأكد من أن المنظمة لديها القدرة على تلبية هذه المتطلبات.
فكر في الأسئلة التالية:
- هل لدى شركتي الوقت والموارد الكافية لتقديم العطاءات؟
- هل تمتلك شركتي الخبرة والخبرة الفنية اللازمة؟
- هل تتوافق المهمة مع رؤية مؤسستي واستراتيجيتها؟
3️⃣ قم بالإشارة إلى المشتري بأنك مهتم
اطلب من سلطة الشراء الحصول على الوثائق الكاملة، أو قم بتنزيلها إذا كانت متوفرة عبر الإنترنت.
4️⃣ استبيان الاختيار/التأهيل المسبق
لجمع المزيد من البيانات التي قد تساعد في إجراءات الاختيار، سيقدم المشتري استبيان الاختيار. بالنسبة لبعض الجهات المانحة المحددة، تسمى هذه المرحلة بالتأهيل المسبق.
5️⃣ دعوة لتقديم المناقصات
بعد استلام استبيان الاختيار المكتمل والمقدم، ستقوم سلطة الشراء بتقييم ذلك. إذا استوفت الشركة الحد الأدنى من الحدود التي حددها المشتري، فسوف تتلقى دعوة لتقديم العطاءات وهي طلب رسمي للمورد لتقديم رد شامل على العطاء وبالتالي المشاركة في ممارسة العطاء.
6️⃣ تقديم رد المناقصة
لضمان أن يكون العرض في أفضل حالاته، من المهم أن تستثمر مؤسستك الوقت والموارد اللازمة لإنشاء عرض عالي الجودة.
خمس نصائح لتطبيق المناقصة الجيدة
إذا كنت تريد النجاح، عليك أولاً أن تكون على دراية بقواعد اللعبة ثم تستخدم أسلوبًا مدروسًا ومنهجيًا لإعداد عطاء قوي. فيما يلي خمس نصائح قصيرة لتطبيق مناقصة ناجحة:
1️⃣ كن مستعدًا وابدأ مبكرًا
يجب عليك استثمار الوقت والمال في كل عرض تقدمه. إن الحصول على نسخة من مواد المناقصة في أقرب فرصة يمكن أن يساعدك على تحقيق أقصى استفادة من وقتك.
2️⃣ تحليل وفهم المطلوب
يجب عليك تحليل أوراق المناقصة بدقة والالتزام بشروط وأحكام العقد. يمكنك حضور أي جلسات إحاطة سابقة للمناقصة وتجهيز أسئلتك. عندما تحتاج إلى مساعدة، اطلب التوضيح.
3️⃣ دراسة معايير التقييم ووضع الخطط المناسبة
قم بمراجعة المعايير التي سيتم من خلالها الحكم على تقديم العطاء الخاص بك. قم بإنشاء إستراتيجية للرد على العطاءات التي يجب أن تغطي الموارد اللازمة لتجهيز عرضك وكذلك للوفاء بالعقد في حالة الفوز. يمكن أن تكون دراسة منافسيك أيضًا جزءًا من استراتيجيتك.
4️⃣ التحقق من تقديم المناقصة الخاص بك
تأكد من أن العطاء الخاص بك يحتوي على جميع المتطلبات والمواصفات الخاصة بالمنتجات و/أو الخدمات التي سيتم تقديمها وتأكد من قدرتك على تقديمها.
5️⃣ التأكد من مكان المناقصة والموعد النهائي
لا يتم قبول المناقصات المقدمة بعد الموعد النهائي. تقع على عاتقك مسؤولية تسليم مواد العطاء الخاصة بك إلى الموقع المناسب بحلول الموعد النهائي.
لضمان اكتمال تقديم العطاء بدرجة عالية، يجب على أي شخص يقدم عرضًا أن يكون على دراية بعملية تقديم العطاءات ويمتلك مهارات كتابية رائعة.
