كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي
يعد البريد الإلكتروني أحد أكثر أشكال الاتصال الكتابي استخدامًا — سواء داخل مكان العمل أو خارجه.
يوفر البريد الإلكتروني الاحترافي جيد التكوين للمستلم رسالة ودية وواضحة وموجزة وقابلة للتنفيذ. تعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني بشكل احترافي يلبي جميع هذه المعايير يمكن أن يتطلب الممارسة.
في هذه المقالة ، نناقش سبب أهمية معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي ومراجعة أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني والإجابة على بعض الأسئلة المتداولة حول التواصل عبر البريد الإلكتروني.
لماذا من المهم معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي؟
نظرًا لسرعته وكفاءته ، فمن المحتمل أن تستخدم البريد الإلكتروني في بعض الصفة بغض النظر عن دورك أو الصناعة التي تعمل فيها.
لأن البريد الإلكتروني وأشكال الاتصال الرقمي الأخرى لا تسمح لنا بالتعرف على إشارات الاتصال الطبيعية مثل لغة الجسد ، من الضروري معرفة كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية واضحة ودقيقة.
معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي يمكن أن:
- يوفر الوقت
- يوفر الوضوح
- يظهر الكفاءة
- إنشاء سمعة لشخص أو شركة
كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي
1. استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافيًا
عنوان البريد الإلكتروني المهني هو عنوان تستخدمه للعمل ، وفي كثير من الأحيان عنوان بريد إلكتروني تستخدمه فقط للأغراض المتعلقة بالعمل أو الاتصالات الرسمية.
بينما يتم تقديم هذا لك من قبل المؤسسة التي تعمل بها ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا قبل الانضمام إلى شركة ، فلا يزال بإمكانك إنشاء عنوان بريد إلكتروني أنيق و التنسيق النموذجي هو ببساطة اسمك @ [المجال]. على سبيل المثال:
- yourfullname @ thedomain
- الاسم الأول
- firstnamemiddleinitial.lastname@thedomain
| نصيحة: يتكون البريد الإلكتروني الاحترافي عادةً من خمسة عناصر: سطر الموضوع ، والتحية ، والجسم ، والإغلاق والتوقيع. |
2. قم بإضافة سطر موضوع موجز وغني بالمعلومات
هذه عبارة قصيرة تلخص بوضوح سبب رسالة البريد الإلكتروني أو الهدف من اتصالك.
من المهم أن تقوم بتضمين سطر الموضوع عند إرسال بريد إلكتروني احترافي حتى يعرف جمهورك بالضبط ما يمكن توقعه ويكون قادرًا على تحديد موقع الرسالة مرة أخرى بسهولة ، إذا لزم الأمر.
فيما يلي بعض النصائح حول سطر الموضوع التي يجب مراعاتها في بريدك الإلكتروني المهني التالي:
- استخدم أقل من 60 حرفًا.
- اذكر بوضوح هدف البريد الإلكتروني في جملة واحدة.
- ضع في اعتبارك البدء باسم المستلم.
على سبيل المثال:
الموضوع: المتابعة: عرض المنتج
3. سلم على المتلقي بالتحية المناسبة
هذا هو السطر الأول من بريدك الإلكتروني ويعمل بشكل عام كتحية.
سترغب في أن تتوافق تحية البريد الإلكتروني هذه مع نغمة البريد الإلكتروني الذي ترسله – في هذه الحالة ، نغمة احترافية ويمكن أن تتغير تحياتك اعتمادًا على علاقتك بالمتلقي.
- إذا كنت تكتب إلى شخص لم تقابله من قبل أو شخص تربطك به علاقة مهنية رسمية ، مثل مدير التوظيف أو عميل جديد ، فيمكنك البدء بكلمة “عزيزي”.
- إذا كنت تخاطب شخصًا تعرفه أو شخصًا ما لديك علاقة مهنية مألوفة معه ، مثل زميل أو مدير ، يمكنك البدء بكلمة “مرحبًا” .
فيما يلي بعض الأمثلة على التحيات :
- مرحبا سيد شمشون ،
- مرحبا ماريا،
- عزيزي دكتور سميث ،
- زملائي الأعزاء،
- عزيزي جاي جوبتا
| نصيحة: عند إرسال بريد إلكتروني رسمي ، من الممارسات الجيدة استخدام “السيد” أو “السيدة” الشرف والاسم الأخير للمستلم ، إذا كنت تعرف ضمائر الجنس المفضلة لديهم و إذا لم تكن متأكدًا من ضمائر جنس المستلم ، فاستخدم اسمه بالكامل. |
4. اكتب نص رسالتك الإلكترونية
تمامًا مثل نص الرسالة التي قد تكتبها ، هذا هو المكان الذي ستشارك فيه رسالتك الكاملة بغض النظر عن طول بريدك الإلكتروني ، والذي غالبًا ما يكون موجزًا ومباشرًا ، يجب أن تكون الرسالة قابلة للتنفيذ وتتضمن ملاحظة ختامية. على سبيل المثال:
شكرا لك على حضور عرض المنتج الجديد بعد ظهر اليوم , لقد أرفقت ملف فيديو للتسجيل الكامل حتى تتمكن من مشاركته مع فريقك واسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة.
| نصيحة: عند كتابة رسالة بريد إلكتروني ، تأكد من أن نغمتك تتوافق مع جمهورك. |
5. إنهاء رسائل البريد الإلكتروني مع التوقيع والتوقيع
التوقيع هو المكان الذي تعرف فيه عن نفسك بالاسم والمسمى الوظيفي وأي معلومات أخرى ذات صلة باتصالاتك.
تسمح لك معظم برامج البريد الإلكتروني بتعيين توقيع ثابت يُضاف تلقائيًا إلى نهاية كل بريد إلكتروني ترسله.
تشمل الكلمات الختامية النموذجية ما يلي:
- يعتبر،
- أفضل،
- بإخلاص،
- شكرًا،
- أطيب التحيات،
فيما يلي مثال على كيفية إنهاء بريد إلكتروني :
اطيب التحيات
جيليان جونز مهندس برمجيات أول شركة ABC ، Inc.
6. تدقيق البريد الإلكتروني الخاص بك
يوضح البريد الإلكتروني الخالي من الأخطاء الاجتهاد والاحتراف. قبل أن ترسل بريدًا إلكترونيًا ، خذ دقيقة للتحقق من وجود أي أخطاء إملائية أو نحوية أو نحوية.
تحقق جيدًا للتأكد من أنك قمت بتضمين أي ملفات أو مرفقات ربما أشرت إليها في رسالتك أيضًا.
بمجرد الانتهاء من تدقيق بريدك الإلكتروني ، اقرأه مرة أخرى كما لو كنت المستلم.
قد يساعدك القيام بذلك على التقاط أي شيء قد فاتك أثناء خطوة سابقة ، مثل عند التأليف أو التحرير.
| نصيحة: إذا كانت رسالة بريد إلكتروني مهمة لأصحاب المصلحة المهمين ، فيمكنك أن تطلب من مشرفك المباشر أو زميل موثوق به قراءتها قبل إرسالها. |
7. تحقق من حقول المستلم
قبل إرسال بريدك الإلكتروني ، تحقق من حقول المستلم للتأكد من أنك ترسله إلى الشخص أو الأشخاص أو المجموعة المناسبة و أيضًا التأكد من وجود عناوين البريد الإلكتروني في الحقل الصحيح:
| الى: | عنوان البريد الإلكتروني للشخص أو المجموعة التي سيتم إرسال بريدك الإلكتروني إليها. |
| نسخة: | لتقف على “نسخة كربونية”. سيتلقى أي عنوان في هذا الحقل نفس البريد الإلكتروني ، ولكن لن يتم توجيهه مباشرةً في البريد الإلكتروني. |
| نسخة مخفية الوجهة: | هذا الحقل مشابه لـ “CC” ، حيث يتم إخفاء عنوان (عناوين) البريد الإلكتروني فقط. |
8. جدولة بريدك الإلكتروني وإرساله
في بعض الأحيان قد تكتب بريدًا إلكترونيًا في وقت مبكر أو خلال ساعات الراحة.
يمكن أن تساعدك جدولة رسالة بريد إلكتروني في إدارة وقتك والتأكد من أنك ترسل أيضًا بريدك الإلكتروني في الوقت المناسب للمستلم , جميع عملاء البريد الإلكتروني لديهم ميزة الجدولة.
9. تذكر أن تتابع
أخيرًا ، يتلقى معظم الأشخاص عدة رسائل بريد إلكتروني يوميًا ، لذلك قد يفوتهم أو ينسوا الرد على رسالتك.
إذا لم يرد المستلم في غضون يومي عمل ، ففكر في التواصل مرة أخرى برسالة بريد إلكتروني ودية للمتابعة .
قوالب بريد إلكتروني احترافية
فيما يلي ثلاثة أمثلة على نماذج لرسائل البريد الإلكتروني الاحترافية :
إرسال بريد إلكتروني إلى جهة اتصال جديدة
سطر الموضوع: [جملة أو عبارة تصف محتويات الرسالة]
اسمي [اسمك] وأنا [المسمى الوظيفي] في [اسم الشركة]. أكتب إلى [جملة أو جملتين تصف طلبك].
[جملة إلى ثلاث جمل تصف مزاياك أو ما يمكنك تقديمه في المقابل].
[جملة واحدة تصف خطوة العمل].
شكرا لك على وقتك واحترامك. إنني أتطلع إلى الاستماع منك.
بإخلاص،
[اسمك][Your title][شركتك]
كتابة بريد إلكتروني لمجموعة
سطر الموضوع: تم إلغاء اجتماع [الموضوع]
أهلا بالفريق،
تم إلغاء اجتماع [اسم الاجتماع] المجدول لهذا [الإطار الزمني].
أعتذر عن الإشعار المتأخر ، لكنني أعلم أن الجميع سيرحب بالوقت الإضافي في يومهم. سوف نجتمع مرة أخرى في الوقت المحدد بانتظام في [التاريخ].
شكرا
[اسمك][عنوانك]
كتابة بريد إلكتروني للمتابعة
سطر الموضوع: Re: التوفر للاجتماع التمهيدي
مرحبًا [الاسم]
أردت فقط التحقق مرة أخرى بخصوص تاريخ اجتماعك مع [Name]. فقط دعني أعرف ما إذا كان [التاريخ] أو [التاريخ] يعمل بشكل أفضل لجدولك الزمني.
شكرًا لك!
[اسمك][Your title][شركتك]
أسئلة مكررة
متى يجب عليك استخدام CC و BCC في البريد الإلكتروني؟
تذكر أن “CC” ترسل نسخة كربونية إلى أي شخص يكون عنوان بريده الإلكتروني موجودًا في حقل CC: ، وأن BCC تفعل الشيء نفسه ، ويتم إخفاء عنوان المستلم فقط.
ستحتاج إلى استخدام CC إذا كنت ترغب في نسخ الآخرين بشكل عام ، مثل زميل تريد إبقائه في حلقة من تقدم المشروع. تشمل الأوقات التي قد ترغب في استخدام نسخة مخفية الوجهة في العمل فيها:
- عند كتابة قائمة بريدية تتضمن أشخاصًا لا يعرفون بعضهم البعض
- عند إرسال رسالة إخبارية إلى قائمة المشتركين
- عند إيصال رسالة وداع لزملائك أو عملائك
ما الذي يجب تجنبه في سطر موضوع البريد الإلكتروني؟
عند كتابة سطر موضوع بريد إلكتروني ، ستحتاج إلى إبقائه احترافيًا وموجزًا.
في عبارة قصيرة (ولكن ليست قصيرة جدًا) ، لخص رسالة البريد الإلكتروني الخاص بك لمساعدة المستلم (المستلمين) على معرفة ما يمكن توقعه من رسالتك عند قراءتها (أو إلقاء نظرة سريعة) عليها في صندوق الوارد الخاص بهم.
لا تريد أن يكون سطر موضوع بريدك الإلكتروني قصيرًا جدًا بحيث يكون غامضًا أو طويلًا جدًا بحيث لا يتمكن المستلم من قراءته بالكامل (أو معظمه) من صندوق الوارد الخاص به.نصائح عند كتابة بريد إلكتروني
إليك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني:
- حدد هدفك: قبل أن تكتب رسالة بريد إلكتروني ، اسأل نفسك عما تريد أن يفعله المستلم بعد قراءته. بمجرد تحديد الغرض من بريدك الإلكتروني ، يمكنك التأكد من أن كل ما تقوم بتضمينه في رسالتك يدعم هذا الإجراء.
- اجعلها موجزة: قد يكون لدى جمهورك القليل من الوقت لقراءة بريدك الإلكتروني ، لذا اجعل رسالتك موجزة قدر الإمكان دون ترك المعلومات الأساسية. حاول ألا تتناول الكثير من الموضوعات في وقت واحد لأن هذا قد يجعل رسالتك طويلة ويصعب اتخاذ إجراء بشأنها.
- استخدم آداب السلوك المناسبة : قم بتضمين التحية اللطيفة والاختتام إلى أن يبدو ودودًا ومهذبًا. بالإضافة إلى ذلك ، يجب مراعاة المتلقي ووقته. على سبيل المثال ، ما لم تكن حالة طارئة ، تجنب إرسال بريد إلكتروني إلى جهة اتصال تطلب شيئًا بعد ساعات العمل أو أثناء إجازتها.
