ملخص الوظيفة:
يلعب المنسق الإداري لمرحلة ما قبل المدرسة دورًا حاسمًا في تقديم الدعم الإداري لضمان التشغيل الفعال لمرحلة ما قبل المدرسة. يتضمن هذا الدور مجموعة متنوعة من المهام، بما في ذلك واجبات الاستقبال ودعم القبول والتواصل مع أولياء الأمور وإدارة المكاتب العامة.
المهام الأساسية:
الاستقبال ومكتب الاستقبال:
- بمثابة نقطة الاتصال الأساسية لأولياء الأمور والزوار والاستفسارات الهاتفية.
- تحية ومساعدة أولياء الأمور والزوار بحرارة ومهنية.
- إدارة البريد الوارد والصادر والطرود وعمليات التسليم.
دعم القبول:
- المساعدة في عملية القبول من خلال توفير المعلومات للآباء المحتملين، وجدولة الجولات، والاحتفاظ بسجلات الطلبات.
- التعاون مع فريق قيادة المدرسة لضمان عملية تسجيل سلسة.
التواصل مع أولياء الأمور:
- الحفاظ على خطوط اتصال واضحة ومفتوحة مع أولياء الأمور.
- تنسيق وتوزيع النشرات الإخبارية والإعلانات وغيرها من الاتصالات.
- المساعدة في تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات بين أولياء الأمور والمعلمين.
المهام الإدارية:
- الاحتفاظ بسجلات وملفات وقواعد بيانات منظمة تتعلق بمعلومات الطلاب والقبول والشؤون الإدارية العامة.
- إدارة تقاويم المكتب والجدولة وتخطيط الأحداث.
- طلب وإدارة اللوازم المكتبية.
إدارة المكاتب:
- تأكد من أن منطقة المكتب تتم صيانتها جيدًا ونظيفة ومنظمة.
- المساعدة في تطوير وتنفيذ سياسات وإجراءات المكتب.
مؤهلات:
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (يفضل درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة).
- تعتبر الخبرة الإدارية أو خدمة العملاء السابقة ميزة إضافية.
- مهارات تواصل قوية، كتابية ولفظية، باللغتين الإنجليزية والعربية.
- الكفاءة في البرامج المكتبية أو Google Workspace (مثل Microsoft Office Suite).
- قدرات تنظيمية ومتعددة المهام ممتازة.
- سلوك ودود وودود مع مهارات خدمة العملاء الاستثنائية.
- المرشحات الإناث فقط، وفقا للوائح التوظيف المحلية.
